如何建立人才库
作者：范琛琛Ella
人力资源实战专家，前某上市公司HR高管
关于人才库的建设，怎么积攒公司人才库是HR找人的重要资源，运营好企业的人才库是其中的一个方法，借助公司人脉库，HR的个人人脉会迅速扩大，比如将公司人脉库导入脉脉，人脉基数就会增大了，才有找到的可能。HR的个人人脉与企业人脉库是相辅相成的。
人才库是什么？如何建设企业人才库？哪些人能进库？他们从哪来入库了？我们又该怎么利用？如何维系人才库里的人才？这些等等都是摆在HR面前的问题。所以企业人才库的建设没有你想的那么简单，它是一个系统。
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一直以来人们对人才库有好几种说法，根据分类的标准不同，有内部人才库，外部人才库、高潜人才库、继任人才库等等。本文中提到的人才库是针对招聘而言的企业外部人才库，它的建立相比企业内部人才库更有难度，需要HR主动出击，维护以及不断的网络，但这与内部人才库是相辅相成并可以动态转化的。企业的外部人才库是人才招募的一个渠道，可以分成了三类，第一叫简历库，第二储备人才库，第三是目标候选人库。
简历库很普遍，大部分企业都有简历库。而企业的外部人才库主要来源有两条线，一是内部渠道，二是外部渠道。
HR日常工作每天都会收到应聘者投递的简历，这些简历做集中管理就成了简历库，收到的简历需要筛选，从工作经历，学历、项目经验等关键点做排查，符合面试标准的就留下来并打电话联系面试，参加了面试的叫候选人，其中符合岗位要求和价值观考核的，通过了面试考察的。但是又是因为个人的种种原因，比如说薪酬问题，职位不是很满意或者接受了其他offer的，最后没有正式入职的人，这些人就要收编进储备人才库。还有一类人是通过了面试考察，成为了正式员工。但是过了一段时间，他主动离职了，而且还是优秀的员工，那也要收编进储备人才库。这两类人才是对公司有一定的认知，又符合公司要求的人，所以必须要把他们收编进来，并且重点关注，这就是内部渠道。
另外一个渠道叫外部渠道，外部渠道得益于近两年企业开辟的自主招聘渠道的趋势，企业招聘由原来的被动走向了主动，HR也由等简历上门变成了主动出击，一方面 HR利用社交媒体建设和运营人才社区在积极的建设雇主品牌去吸引潜在候选人。另一方面HR要像猎头一样提前布局做人才的卖品，有意识的去寻找目标候选人，做定向挖人。这些定向挖掘的对象以及这里边像人才社区中能够识别出的目标候选人，都是要收编进目标候选人库的，做重点的关注和维护。你看我们提前把这些人搜罗进人才库，建立长期的联络和维护，一旦有合适的机会，比如有相关的岗位出现空缺的时候，就能迅速的把候选人推荐到相应的职位。
如果在招聘的时候，有广大的非常清晰的一个企业人才库摆在面前供你搜索，就不会那么迷茫了。有了人才库的建设，招聘从前端的吸引挖掘人才到后端的人才集中管理和维护，才真正的形成了闭环管理。所以一定不要忘记人才库的管理，它也是一种资源，里边蕴含着宝藏。
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提到简历库，有数据显示企业自有简历库的数量在逐渐的上升。从2010年到2013年的三年间，简历库的数量翻了7倍，很惊人，对于不同的行业储备人才库的简历数量也会有差异。地产、计算机、金融消费行业，他们人才库的简历平时的储量是比较高的，因为这些行业是人才招聘的高地，可见他们对人才简历库是很重视的。企业每天都有从各种招聘渠道投递进来的新简历，在投递之初，这些人都是对我们企业感兴趣的，而这些简历日积月累，就是庞大的人脉资源，企业人才库如果好好运营，就会有意想不到的收获。
我们看到2017~2018中国企业招聘指数报告的一个数据，在2016年招聘渠道简历转化率的占比上，人才库的转化率占比高达14%，虽然它的录用量占比不是最好的，但是在转化率上它的排名是前三位的，转化率高就意味着我们从人才库这个渠道去找人会有很大收获。而到了2017年，数据还得到了提升，人才库的简历转化率占比上升到了17%，甚至超过了内部推荐，成了第二位。你看企业对人才库是越来越重视了，而运营之下确实取得了好的成果。
但是，储备人才库的再利用率仅0.3%，真正能利用企业人才库的企业是非常少的，而凡是好好的运营，利用企业人才库的企业，都收到了高达17%的简历转化率。其实建立人才库并非新的概念，只是由于企业不重视人才库的建设，或者说没有人手和精力去做运营，以及长期很难坚持，所以造成了让人才库发挥真正价值的企业数量是很有限的。但是不管是哪种原因，HR都要建立起企业人才库的一个意识，从简历，从目标候选人开始逐步做管理。
这里有一个问题，为什么会出现人才库这样的一个渠道，其招聘效果为什么会这么凸显？追根溯源，在招聘渠道多元化的大趋势下，各家的企业不满足于传统网站招聘的被动形式，积极的开辟了自主的招聘渠道，而自主招聘渠道的占比你会发现是逐步的提升。比方说我要建设自家的招聘网站，做社交招聘、内部推荐、定向挖人等等，这些渠道是企业可以自主运营，可以自控的，并且他在做深挖细作，正是企业对自主招聘渠道的精细化运营，才会有了不错的这样的一个招聘成果。尤其在两个渠道内部推荐和人才库上，HR的主动出击，做精细化运营，主动招聘这个时代已经到来了，大的企业都在积极的行动，就不要再观望了。
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那要如何通过精细化的运营盘活企业人才库呢？想要通过精细化运营盘活企业外部人才库，需要注意以下5点，第一是界定人才库的范围，第二筹划人才库的资源。第三，建立人才库。第四，盘活维护人才库。最后一点是拓展人才库。
1、界定人才库的范围
界定人才库的范围，也就是说哪些人是可以加入人才库的，在建库之前要做个筛选，我们的人才库不仅要数量，更要质量。首先要看简历库，这里要注意8类人的简历。
第一，是已经通知录用，但是因为某些原因没有录用的一类简历。
第二，面试表现得好与岗位的匹配度高，但是因为公司的原因没有录用的简历，比方说我们选择了另一个候选人，或者是企业的需求，岗位需求有了变动等等。
第三，是因为面试的人个人原因没有参加面试，但是又与岗位的匹配度比较高的简历。
第四，是HR在招聘网站后台，主动搜索到的匹配度比较高的简历，比方说因为我们购买了招聘网站的服务以后，它都会给你相应数量的搜索量，你可以按照自己的一个关键词去搜索匹配，发现比较好的简历进行下载，那么下载的这类简历你要做一个入库的管理。
第五叫核心员工推荐的简历，因为牛人身边自然会有牛人。
第六，主动离职的优秀员工。
第七，根据业务发展，我们做提前布局定向挖掘的目标候选人。
第八，在企业人才社区中，优秀的潜在的候选人。
2、筹划人才库资源
把人才网罗进来了以后，你还需要有人才相关的信息，因为信息决定了我们做岗位匹配的搜索和评估。我们面对茫茫的人才库，想找到合适的人才，你必须会用关键词或者是组合的关键词来做搜索，去查找这样的人，所以人才的信息对于找人来讲就非常的重要了。那么，有哪些信息需要收录？这些信息从哪来？我们又如何来登记这些信息？
首先，需要收录的这个信息有三类，第一类叫人才的信息，包括基本信息，专业信息和联络信息等。基本信息包括姓名、性别、地区、生日、学历、毕业院校、联系方式等等。第二类是专业的信息，他由所学的专业获得的资质认证，奖励培训经历等。而最后一个是联络信息，它包含面试的信息，比如他当时面试的岗位，应聘的部门，薪酬，面试结果以及面试的评价，还有相关测评的结果。还有关于沟通的信息，比如是谁与该人进行联络的，那么联络的过程中的重点信息是有哪些？大概是这样的一个范围，可以根据实际的需要来做一个调整。
其次是这些信息从哪得来的？主要有以下6个途径。第一是简历的投递，你可以翻查简历，第二你在下载的简历里边可以找，第三是人才社区，第四是定向追踪的人才，第五是交换猎头的list，可以得到相关信息，最后一个叫论坛交换的名片。一般通过这6种途径，你可以得到它的基本的信息，详细的信息，还需要HR去做追踪沟通。
最后，有了这些信息，如何做登记呢？这里又有两个问题，第一，登记用什么工具？第二，怎么登记才能更方便日后的查找呢？首先是登记工具，如果说公司有专门的人才库管理软件，那是最好的。大多是第三方公司的人才库管理软件，可以进行录入，查询、盘点，它的功能是很强大的，如果说有系统也是可以的，如果都没有的话可以用Excel，也很实用，而且成本非常低。不要因为没有专业的工具或者管理软件等等就受到影响。这么大的人才资源库，如果说登记管理不是很有效，只是简单的把简历往上传的话，想在里面找个人可就费劲了，你找不到需要的人才或者线索，辛辛苦苦去建设人才库的工作就没有意义了。所以如何登记是很关键的。
怎么做？我总结了以下4点：
首先第一个是分类登记，这个分类就像我们做行政里面物料的一个登记分类一样，人才库同样需要做一个分类，对于外部人才库，一般我们是按照职能来分类，比如说HR、财务、产品运营等等。
第二叫注明来源，也就是我们在人才信息上注明它的来源，比如在人的信息后边写上它是来自于简历的投递，或者它是来自于我们定向挖掘的人才等等，标注来源它是有助于做各个渠道的有效性的分析，通过分析帮助我们做判断，说哪个渠道更有效，我们应该更加有倾向的关注渠道，包括导入人手以及资源。另外标注了来源还有助于分析候选人的动机。从来源上看说他是主动找我们的还是我们出手追踪和挖掘的。
第三点叫标注重点人才，对我们关注的重点人才你需要做标注，比如公司的核心岗位，像副总技术销售等等，为公司的新项目提前布局的人才等，这些人才是我们要长期追踪的，你需要做长期的联络和维护，对方的动态需要实时的进行一个掌握。到时候可以发送问候，发个贺卡，发送公司的信息等等，等了合适的机会的时候，你前期铺垫的良好的这样的信任就会派上用场。你可以主动的推荐人才来面试。有些HR是有这样的意识的，在人才社区主动的公布自己的联系方式，比如微信，方便人才联络，还有的HR在面试结束的时候主动加候选人的微信，这样就把后边维护的桥梁建起来了。这种意识很好，不放弃所有与重点人才发生链接的机会。而对于高端的人才，比如说副总、技术总监、销售总监等。HR如果你跟他之间的职位相差的比较多，不太对等的话，或者感觉你的沟通交流有困难的时候，一定要学会借力，可以借助HRVP或者是老板或者是VP的力量，去创造机会让他们发生链接，他们的维护比你会更有效。
第四叫贴标签。这个标签是什么？标签就是人才具备的显著特点，可以有很多种类，比如销售业绩排名第一，管理过千人的团队，有创业经历，高情商130以上等等，你可以把这些标签登记在信息里，在搜索人的时候，你可以利用这些标签做搜索，非常有针对性。
3、建立人才库
有了人才和人才信息，下一步就是建立人才库，有两点，第一点是设置人才库专人管理，人才库是需要长期坚持和维护才能见效的工作，费时费力。如果说你没有用专人来管理，很快就会变成一个沉睡的库。第二，建立管理制度，这个制度涉及到收入调用、更新、维护多个方面，每一个点你都需要设置规则，比如收入，多少时间收录一次人才的信息，筛选哪些信息，收入的要求是什么等等。调用时比如招聘的时候，先到人才库做搜索，如果没有合适的再去外部寻找，这样就把人才库真正落实到招聘环节里使用，只有使用起来才会体现价值。在建人才库的时候一定不要纠结，我们没有专业软件，先用门槛最低的Excel做起来。不要拖不要等，先做到的人先有好处。还有一点，开始做建设的时候，聚焦在企业最核心的岗位开始收录，这样去做比你一开始上大系统要更加简便，更加门槛低，后面我们再来完善。
4、盘点维护人才库
人才库建立了，还要做定期的盘点和维护。所谓盘点，是从招聘所关心的维度做分析，比如核心岗位人才的数量、来源转化的量，包括一段时间进入人才库的数量等等，你去评估人才库的管理效果，做到心中有数，然后根据盘点的结果去制定优化的策略，维护人才库是动态的，有人才信息发生了变动，有新进的人才，所以就需要做定期的更新。因为在人才库的管理制度里，要制定维护的规则，比如多久维护一次，这项工作是有赖于制度以及HR的主动意识，人才有了新的变动要及时的修订维护。还有另外一个更重要的工作是与候选人关系的维护以及管理。通过互动增加彼此的信任，也会帮助你追踪到人才的重要比信息。
5、拓展人才库
不断的丰富人才库，才能使我们找到合适候选人的机会增大。如何来拓展人脉库呢？除了前面讲的投递简历定向追踪以外，还有比如借助内推的活动，发动员工的力量，比如还可以与同行的HR交换人才，还有在微信群里收集简历，我发现现在微信群里发简历的现象挺多的，平时多留意关注，看看有没有适合简历。还有候选人在面试的时候，问问候选人是不是愿意推荐人才等等。总之HR要尽可能的想办法收罗人才信息，去拓展人才库。
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我们企业人才库与前台的招聘，比如网站招聘、社交招聘、猎头人才社区、定向挖人，内部推荐等等去实现联动，才能形成企业动态的人才供应链，来利用这个信息数据的力量，提升招聘的效率和效果。这就是招聘新趋势，大数据的应用，HR主动对人才库做经营，这样的精细化运营才能让它发挥真正的价值，这是个长期的工作，切勿只看到短期的效果不好就轻言放弃，坚持下去一定会有好的结果。
来源：本文来源于Ella老师系列课《HR高手：招聘技巧、渠道、管理》，原文有删减，扫描文中配图二维码了解课程详情。
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